Mehr Service für internationale Gäste. Weniger Aufwand im Betrieb.
Mit copago und Orgasoft.NET bietet Hotel Müller Tax-Free-Shopping und flexible Rabatte – und steuert Restaurant, Bistro und Shops über ein einziges System.
Hotel Müller auf einen Blick
Das Hotel Müller im bayerischen Hohenschwangau liegt in einer der beliebtesten Touristenregionen Deutschlands. Bereits seit 1910 wird das Hotel als Familienbetrieb geführt.
Zimmer
29
Restaurants
1
Bistros
1
Souvenirshops
2
Uhrenläden
1
Delikatessenshops
1
Die Herausforderung
Die Schlösser Neuschwanstein und Hohenschwangau befinden sich in Laufnähe zum Hotel. Beide Sehenswürdigkeiten erfreuen sich großer Beliebtheit bei Touristen und sorgen für regen Zulauf in den Souvenir-Shops des Hotels. Für ein entspanntes Einkaufserlebnis ihrer Kunden wollte das Hotel Müller den Service erweitern durch:
Zollfreies Einkaufen für Touristen aus Nicht-EU-Ländern
Attraktive Rabatte
Weitere Zahlungsarten
Für die Funktionserweiterungen suchte das Unternehmen nach einem modernen, leistungsstarken Kassen- und Warenwirtschaftssystem.
Die Lösung
Anwenderfreundliche Kasse für die Shops
Mit copago fand das Hotel Müller ein Kassensystem, das alle gewünschten Service-Neuheiten in den Souvenirläden abdeckt und außerdem durch eine intuitive Bedienung punktet, wie man sie von Smartphones und Tablets kennt. Obwohl es copago erst seit 2015 gibt, wurde die Kasse bereits rund 3.000 Mal installiert (Stand 2018).
Flexibles Warenwirtschaftssystem für Shop & Restaurant
Während in den Shops copago eingeführt wurde, entschied sich das Hotel Müller in den Restaurants für das etablierte Kassensystem von Vectron. Beide Kassensysteme wurden vor Ort von TIMM Waagen und Kassensysteme GmbH installiert. Der Full-Service-Dienstleister aus Hanau verfügt über langjährige Erfahrungen mit unterschiedlichen Kassen.
Diese Flexibilität bezüglich der Kassensoftware war auch eine wichtige Anforderung an das Warenwirtschaftssystem – und letztlich entscheidend bei der Auswahl von Orgasoft.NET. Denn das Warenwirtschaftssystem erlaubt wie kaum eine andere Software die nahtlose Anbindung an über 50 Kassensysteme. Selbst innerhalb einer Installation oder sogar pro Filiale lassen sich verschiedene Kassensysteme anschließen. Dank dieser Funktion von Orgasoft.NET kann das Hotel Müller den gesamten Gastronomie und Shopbereich über eine einzige Oberfläche steuern.
Integration von copago in Orgasoft.NET
Im Hotel Müller kommen die junge Kassensoftware copago und Orgasoft.NET zum ersten Mal gemeinsam zum Einsatz. Diese Premiere ist noch aus einem weiteren Grund besonders: Das Kassensystem copago ist direkt in Orgasoft.NET integriert und greift auf die Datenbank des Warenwirtschaftssystems zu. In der Regel tauschen Warenwirtschaftssystem und Kasse ihre Daten über Dateien aus. Das heißt: Das Warenwirtschaftssystem schreibt seine Daten (z. B. Verkaufspreise) in eine Datei und schickt sie an die Kasse, welche die Datei liest.
Datenaustausch ohne Umwege
Ebenso funktioniert der Informationsfluss in die andere Richtung, wenn die Kasse z.B. Tagesumsätze an die Warenwirtschaft meldet. Dank Integration kommen Orgasoft.NET und copago ohne den Austausch von Dateien aus. Beide Systeme können einfach Daten aus der gemeinsamen Datenbank auslesen oder in sie eintragen
Der Nutzen für den Kunden
Mit copago und Orgasoft.NET hat das Hotel Müller eine Kassen- und Warenwirtschaftslösung passend zu ihren gestiegenen Anforderungen eingeführt. Schon wenige Wochen nach dem Projektstart konnte das Unternehmen den Livebetrieb mit den neuen Programmen beginnen.
Die Kassen von copago ermöglichen es, den Shop-Kunden ein Plus an Einkaufskomfort zu bieten. Und auch mit der Wahl des Warenwirtschaftssystems ist das Hotel Müller sehr zufrieden.
Stephanie Müller – Hotel Müller Hohenschwangau
„Die Funktionen von Orgasoft.NET sind top. Bei der Einführung der Software hat alles rundum gepasst, von der ersten Online-Präsentation bis zur Installation. Wenn wir eine Frage haben, kümmert sich Frau Wamser von der YUVENDA Hospitality & Retail Solutions GmbH immer sofort um eine Lösung. Bei ihr merkt man, dass sie Ahnung hat von Warenwirtschaft.”
Da Kassen- und Warenwirtschaftssystem ohne den Austausch von Dateien miteinander kommunizieren, entfällt für den Anwender die tägliche Kontrolle, ob diese Dateien tatsächlich übergeben wurden.
Der Nutzen für den Kunden
Ute Wamser – Consulting YUVENDA Hospitality & Retail Solutions GmbH
„Durch die gemeinsame Datenbank ist es möglich, umfangreiche Stammdaten für das Kassensystem bereitzustellen. Das Kassensystem liest lediglich die Felder aus, die benötigt werden. Somit lassen sich die Systeme wunderbar aufeinander abstimmen und erforderliche Anpassungen der Schnittstelle zügig vornehmen.
Bei der Verarbeitung der Umsätze punktet die integrierte Lösung ebenfalls, da die Kasse ihre Bons direkt in die Orgasoft.NET Kassenumsatztabelle schreibt, wodurch flexibel Standard- und Zusatzinformationen übergeben werden können."
Dominik Skora – Vorstandsmitglied copago GmbH
„copago und Orgasoft.NET können Daten schneller und in größerer Menge austauschen als bei einer Standard Schnittstelle. Gemeinsam mit der YUVENDA Hospitality & Retail Solutions GmbH haben wir für das Hotel Müller eine integrierte Lösung umgesetzt, die den Verwaltungsaufwand erheblich verringert.”
Weitere Fakten
Datenimport
Für eine verlustfreie Übernahme der Daten aus dem alten Warenwirtschaftssystem gibt es in Orgasoft.NET ein komfortables Import-Tool. Das Hotel Müller konnte festlegen, welche Daten neben den Stammdaten übernommen werden sollten (z. B. Bestände, Lieferrückstände). Die alten Bestände wurden in eine Inventur importiert. Nach dem Import war das neue System ohne weitere Datenpflege sofort einsatzbereit.
Sortimentspflege
Das Hotel Müller nutzt die Möglichkeit von Orgasoft.NET, Artikel in Varianten anzulegen. Im Warenwirtschaftssystem kann ein Artikel in verschiedenen Farben, Größen oder Einheiten (z.B. Verkauf als Einzelexemplar oder als Packung) geführt und mit jeweils eigener EAN versehen werden. Dadurch sieht das Hotel, in welcher Variante ein Artikel besonders gut geht und nachbestellt werden muss oder ein potentieller Auslaufartikel ist.
Rabatte
Zur Pflege von Kundenbeziehungen gehören attraktive Rabatte. An der copago Kasse lassen sich verbreitete Rabattformen (z. B. "10 % günstiger"), Artikelgruppen mit Sonderpreisen oder ein bestimmter Aktionszeitraum festlegen. Werden zusätzliche Rabatt-Varianten gewünscht, bietet Orgasoft.NET die Möglichkeit dazu. So lassen sich mit dem Warenwirtschaftssystem z.B. Mix-&-Match-Rabatte anlegen, die dann gewährt werden, wenn der Kunde Artikel aus unterschiedlichen Artikelgruppen kauft.
Bestellautomatik
Die Dispositionsfunktionen von Orgasoft.NET automatisieren das Bestellwesen im Hotel Müller. Mit nur wenigen Klicks lässt sich für jeden Shop ein kompletter Bestellvorschlag anhand vorgegebener Mindestbestände erstellen. Für den Übergang, bis alle Mindest- und Maximalbestände eingepflegt sind, erhielt das Hotel den Bestellvorschlag nach Abverkaufsmengen. Werden eintreffende Lieferungen als „Geliefert wie bestellt“ erfasst, können alle Daten der Bestellung sofort als Wareneingang gebucht werden.
Übergabe an DATEV Finanzbuchhaltung
Durch die Schnittstelle zur verbreiteten FiBu-Software DATEV lassen sich alle im Warenwirtschaftssystem erfassten Belege pro Abrechnungsperiode ans Steuerbüro oder die Buchführung übermitteln. Weitergegeben werden zum Beispiel Eingangsrechnungen und Umlagerungen. Die Datenübergabe ist für verschiedene Konten und Kostenstellen kumulierbar.
SEPA Dateien für Rechnungen
Orgasoft.NET ermöglicht es, aus einer Eingangsrechnung per Mausklick eine SEPA-Datei zu erzeugen. Wird diese Datei bei der Bank hochgeladen, entfällt das Ausfüllen der Überweisung von Hand.
Tax Free Shopping
Viele Shop-Besucher kommen aus Ländern außerhalb der EU. Diesen Kunden kann das Hotel Müller durch die Einführung von copago besonders einfach die Mehrwertsteuer erstatten.
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