24 Resorts. 10 Länder. Eine Warenwirtschaft.
Wie Hapimag mit Orgasoft regionale Einzellösungen durch ein einheitliches, flexibel anpassbares System ersetzt hat.
Hapimag auf einen Blick
Die Hapimag AG ist der führende Anbieter von Ferienwohnrechten in Europa. Das Unternehmen ermöglicht ihren rund 130.000 Mitgliedern Ferien an 60 Destinationen in 16 Ländern.
Dem Geschäftsmodell liegt seit der Gründung 1963 eine einfache Idee zugrunde: Gemeinsam erwerben, um individuell und nachhaltig zu nutzen.
Branche
Touristik
Standorte weltweit
60
Mitglieder
130.000
Die Herausforderung
Seit der Gründung von Hapimag 1963 stieg die Zahl der Mitglieder und mit ihr die Zahl der Resorts sowie deren Leistungsumfang: Neben Ferienwohnungen entstanden großzügige Ferienanlagen, in denen die Hapimag Mitglieder auch Restaurants und Shops nutzen können.
Über die Jahre wuchs so eine Kassen- und Warenwirtschaftsstruktur mit regionalen Einzellösungen, die Hapimag ab 2008 funktionell erweitern und vereinheitlichen wollte. Die Ziele bei der Einführung eines neuen, unternehmensweiten Kassen- und Warenwirtschaftssystems waren:
Prozesse in den einzelnen Resorts optimieren
Synergieeffekte nutzen
Bessere Vergleichbarkeit der Resorts herstellen
Steuerung der Resorts vereinfachen
Gleichzeitig mussten die unterschiedliche Größe sowie Infrastruktur der Resorts und nicht zuletzt das jeweilige Landesrecht beachtet werden. Für Kassensoftware und Warenwirtschaftssystem hieß das: Neben Funktionstiefe, Bedienerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit war auch ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit gefragt.
Die Lösung
Bei der Wahl des Warenwirtschaftssystems war es dem Unternehmen wichtig, dass der Anbieter über Erfahrungen mit international tätigen Kunden und mehreren Installationen verfügt.
Orgasoft – starkes Warenwirtschaftssystem im internationalen Einsatz
Die YUVENDA Hospitality & Retail Solutions GmbH konnte nicht nur mit globalen Referenzen punkten, sondern auch mit der maßgeschneiderten Funktionstiefe der eigenen Software.
Arno Suhm (Leiter Consulting) – YUVENDA Hospitality & Retail Solutions GmbH
Orgasoft basiert auf den neuesten Technologien und lässt sich so gut wie kaum ein anderes System an ein Unternehmen anpassen. Wenn jede Filiale, oder jedes Resort im Fall von Hapimag, ganz eigene Ansprüche an die Warenwirtschaft hat, kann unsere Software ihre Vorteile in Sachen Flexibilität voll ausspielen.
Passgenaue Lösung für jedes Resort
Orgasoft wurde gemeinsam mit dem Kassensystem auf Addipos Basis als Kombilösung in den Ferienanlagen eingeführt, die aufgrund ihrer Infrastruktur mit Shops und Restaurants von einem eigenen Kassen- und Warenwirtschaftssystem profitieren. Für die YUVENDA Hospitality & Retail Solutions GmbH hieß das, 24 Installationen des Warenwirtschaftssystems Orgasoft an Standorten in der Schweiz und der Türkei, in Österreich, Frankreich, Spanien, Italien, Portugal, Griechenland, Marokko und Deutschland anzupassen.
Mehrsprachigkeit & Unicode-Unterstützung
Sehr viele Hapimag Mitglieder sprechen Deutsch. Artikel werden daher auf Deutsch und in der zweiten Hauptsprache Englisch erfasst. Für die Mitarbeiter vor Ort muss es jedoch auch möglich sein, einen Artikel in der jeweiligen Landessprache einzugeben. So wird auf Kreta zum Beispiel eine Tube „Sonnencreme“ zusätzlich mit der griechischen Bezeichnung „αντηλιακό“ erfasst. Damit diese Schriftzeichen in Orgasoft eingegeben und dargestellt werden können, hat die YUVENDA Hospitality & Retail Solutions GmbH das Warenwirtschaftssystem für Hapimag Unicode-fähig gemacht. Auch alle Hilfetexte in Orgasoft werden in Deutsch, Englisch und in der jeweiligen Landessprache angezeigt.
Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze & Währungen
Andere Länder, andere Steuersätze: In Deutschland gilt fürs Frühstück der normale Mehrwertsteuersatz. In Frankreich werden Croissant & Co ebenfalls mit dem Normalsatz besteuert, der allerdings höher ist als in Deutschland. In der Schweiz wiederum ist fürs Morgenessen, wie die Eidgenossen die erste Mahlzeit des Tages nennen, ein verringerter Satz für die Hotellerie fällig. Diese Vielfalt von Mehrwertsteuersätzen musste im Kassensystem und in Orgasoft abgebildet werden.
Die Umsetzung im Warenwirtschaftssystem
Jedem Artikel oder einer ganzen Artikelgruppe ist im Warenwirtschaftssystem der Normalsatz oder verringerte Mehrwertsteuersatz des Landes zuweisbar. Um Fehleingaben durch die Mitarbeiter zu vermeiden, sind bei den Artikelgruppen pro Land nur definierte Steuersätze erlaubt. Die Höhe der Steuersätze lässt sich zentral verwalten. Alle Preise werden in der jeweiligen Landeswährung angezeigt und sind innerhalb von Orgasoft in Euro umrechenbar.
Übernahme bestehender Daten per Mausklick
Orgasoft besitzt ein leistungsfähiges Modul für den Stammdatenimport, mit welchem automatisch Adress- und Artikelstammdaten aus diversen Datenquellen zur Neuanlage oder zum Aktualisieren vorhandener Stammdaten importiert werden können.
Auch bei Hapimag kam die Funktion zum Einsatz, sodass das Warenwirtschaftssystem die bereits vorhandenen Daten der alten Kassensysteme einfach übernehmen konnte.
Bedienerfreundlichkeit durch detaillierte Rechte & Rollen
Orgasoft ist ein mächtiges Warenwirtschaftssystem, aber nicht jeder Hapimag Mitarbeiter braucht alle Funktionen. Um die Oberfläche für den Nutzer übersichtlich und einfach zu halten, sieht jeder Nutzer lediglich die für ihn relevanten Funktionen.
Dafür lassen sich in Orgasoft mehr als 100 Rollen vom Buchhalter über den Lagermitarbeiter bis zum Zentraleinkäufer definieren. Jeder Rolle sind eigene Rechte zuweisbar, sodass nur autorisierte Nutzer z. B. Stornierungen durchführen oder Reportings einsehen können.
Vorteile des Zentral-Servers
Alle Artikeltexte, Rechnungstexte, Preise, EAN-Codes etc., welche die Hapimag Mitarbeiter erfassen oder ins Kassen- und Warenwirtschaftssystem eingeben, werden auf einem zentralen Server gespeichert.
Aufwand für Betrieb und Pflege der Datenbanken ist dadurch deutlich geringer. Auch der Support ist einfacher sicherzustellen
Funktionelle Erweiterung dank Schnittstellen (API)
Das Warenwirtschaftssystem Orgasoft der YUVENDA Hospitality & Retail Solutions GmbH ist mit zahlreichen Programmierschnittstellen ausgestattet. Über diese sogenannten APIs (Application Programming Interfaces), oder kurz Schnittstellen, können unterschiedliche SoftwareProgramme Informationen miteinander austauschen. Der Vorteil für den Anwender: weniger Arbeit. So geben etwa Kassensystem und Orgasoft mithilfe von Schnittstellen Artikelinformationen wie Mengeneinheiten, Rabattfähigkeit, Barcode (bei manchen Artikeln mehrere), Zusatzinfos oder Einkaufspreis aneinander weiter.
Einmal erfasst, überall synchron: MDE- und EDI-Schnittstellen
Diese Daten müssen nur ein einziges Mal vom Hapimag Mitarbeiter eingegeben oder erfasst werden und anschließend synchronisieren sich Kassen- und Warenwirtschaftssoftware miteinander per API. Neben dem Aufwand sinkt damit gleichzeitig die Anfälligkeit für Fehler. Ein weiteres Beispiele ist die MDESchnittstelle von Orgasoft, welche die mobile Datenerfassung per Scanner ermöglicht. Ein Fingerdruck genügt und die Artikeldaten sind eingelesen. Genauso zeitsparend ist die EDISchnittstelle für den elektronischen Austausch mit Lieferanten. So lässt sich ein Bestellprozess komplett elektronisch abwickeln, vom Lieferavis bis zur Rechnung.
Giovanni De Iuliis (Company Consultant IT & Telecommunication) – Hapimag AG
Wir konnten unsere Prozesse länderübergreifend vereinheitlichen und optimieren. Ein besonders großer Vorteil von Orgasoft ist die komfortable Pflege der Artikeldaten, die vom Warenwirtschaftssystem an die Kasse übertragen werden.
Der Nutzen für den Kunden
Mit der neuen Kombilösung aus Kassen- und Warenwirtschaftssystem ist Hapimag der Spagat zwischen größtmöglicher Zentralisierung und Individualisierung gelungen. Seit der Einführung wurde das Kassen- und Warenwirtschaftssystem stetig weiterentwickelt, indem sich z. B. noch genauere Erfolgsstatistiken erstellen lassen. Für Hapimag hat sich das unternehmensweite Kassen- und Warenwirtschafts-system überaus gelohnt.
Weitere Fakten zum Projekt
Nur 8 Monate vom ersten Treffen bis zum Start von Orgasoft
Hapimag startete Anfang 2009 die Zusammenarbeit mit der YUVENDA Hospitality & Retail Solutions GmbH . Bereits nach 8 Monaten führten wir an der Algarve, im Resort Albufeira, die erste Installation von Orgasoft durch. Es folgten Installationen in Paguera auf Mallorca und Marbella. Immer unter Einbeziehung des Kunden, sodass Hapimag schnell in der Lage war, selbst Installationen durchzuführen. Bis heute ist die YUVENDA Hospitality & Retail Solutions GmbH Dienstleister von Hapimag. Bei regelmäßigen Meetings besprechen wir mit unserem Kunden neue Anforderungen an Orgasoft.
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